Stappen voor

Je project inhoudelijk uitwerken / Je aanvraagdossier voorbereiden / Je aanvraagdossier indienenJe aanvraag is goedgekeurdDe deelnemers en partners voorbereiden / De praktische voorbereiding van je project 

 

Je project inhoudelijk uitwerken

Begin tijdig aan de uitwerking van je project! Reken sowieso op een voorbereidingsperiode van 6 maanden. Hou hierbij ook rekening met de deadlines.
Informeer je grondig over de spelregels. Komt mijn project wel in aanmerking voor subsidies?
Kom naar een info- en vormingsdag of contacteer het Youth in Action team om je projectidee te bespreken.
Heb je nog geen ervaring met zo’n internationaal project? Dan kan het een goed idee zijn om eerst eens een internationale cursus te volgen. Bekijk het aanbod in onze JINT kalender of contacteer het Youth in Action team.
Op zoek naar een partnergroep in het buitenland?
Op onze JINT website vind je tips over hoe je partners vindt, een duurzaam partnerschap opbouwt en zoekertjes van buitenlandse groepen.
Bepaal de doelstellingen van het project samen met je buitenlandse partner(s) én met de deelnemers.
Wat wil je bereiken voor je organisatie? Wat voor je deelnemers?
Kies samen een thema en rode draad voor de uitwisseling.
Waar zijn de deelnemers mee bezig? Wat willen ze van de andere groep(en) leren? Lees enkele voorbeelden ter inspiratie op de JINT website.
Betrek de jongeren al van bij het begin van je project. Zo zorg je voor een grotere gedragenheid en kan je hen echt actief laten bijdragen. Laat hen meedenken over het thema, programma, activiteiten, methodieken …
Neem eens deel aan een vormingssessie over hoe je de deelnemers actief kan betrekken.
Denk na over de competenties die jongeren zullen verwerven door hun deelname aan het project en hoe je hun leerproces zal begeleiden doorheen alle fasen van het project. Denk daarbij ook na over hoe je Youthpass daarbij kan gebruiken.

TIP

Jongeren met minder kansen of bijzondere noden hebben bij Youth in Action een streepje voor.
Ze kunnen extra kosten volledig terugbetaald krijgen. Het gaat dan bv. om specifieke voorbereiding om hen voor vertrek klaar te stomen of om extra ondersteuning en begeleiding. 
Neem contact op met ons voor meer info over de extra ondersteuning die wij je kunnen bieden.

In de SALTO publicatie Going International lees je tips om voor én met die doelgroep een internationaal project op te zetten.

Top

Je aanvraagdossier voorbereiden

Begin je met de voorbereiding van je aanvraagdossier? Contacteer het Youth in Action team. Zo kunnen we je al van bij de voorbereiding zo goed mogelijk begeleiden.
Voor je een aanvraagformulier kan invullen en indienen, moet je je éénmalig registreren. Je organisatie krijgt dan een PIC code toegekend. Ook als je partner bent in een Youth in Action project heb je zo’n PIC code nodig.
Ben je al geregistreerd als organisatie met een PIC code, maar wil je je gegevens wijzigen? Lees in de 'handleiding: je registreren als Erasmus+ organisatie' hoe je je geregistreerde gegevens aanpast.
Hier vind je het aanvraagformulier. Bekijk eerst even hoe je het formulier correct invult voor je begint te schrijven.
Begin je aan de uitwerking van het programma? Lees eerst even onze tips om een kwaliteitsvol programma op te stellen. Vul je programma in het activiteitenoverzicht in en voeg het bij je aanvraagdossier.
Om de reiskosten voor je project correct te berekenen, gebruik je de distance band calculator. Lees er meer over bij de centen.
Wil je vooraf een voorbereidend bezoek (advance planning visit of APV) organiseren met je partner(s)?
Je kan hiervoor extra centen aanvragen. Zo’n bezoek is niet verplicht maar wel een aanrader om met je partner(s) vooraf goede afspraken te maken en het project samen verder vorm te geven.
Maak duidelijke afspraken met je partner(s) en bespreek wie de projectaanvraag zal indienen. Meestal dient het gastland de aanvraag in bij het lokale Nationaal Agentschap. Voor Vlaanderen is dit bij ons, het Youth in Action team van JINT vzw.
Hier vind je de contactgegevens van alle Europese agentschappen.
Indien er landen betrokken zijn uit de buurregio’s, dan moet de aanvraag ingediend worden door één van de partners uit een programmaland bij zijn Nationaal Agentschap. 
De aanvrager werkt het dossier samen met de andere partnerorganisaties uit, krijgt bij goedkeuring alle subsidies en volgt de verdere administratie op met inbegrip van eindverslag.
Elke coördinerende organisatie is verplicht om met elke partner afzonderlijk een ‘mandate’ in te vullen en te ondertekenen. Een ‘mandate’ is een overeenkomst tussen 2 organisaties. Een partnerorganisatie geeft hierin toestemming aan de coördinerende organisatie om in haar naam mee het contract te ondertekenen en in de communicatie met het Nationaal Agentschap op te treden als haar vertegenwoordiger.
Download hier het mandate document  en bekijk hier een ingevuld voorbeeld. Je voegt ze als bijlage bij het aanvraagformulier toe.
Giet alle concrete afspraken met je partner(s) in een partnerovereenkomst. Hierin geef je duidelijk aan wie welke taken en verantwoordelijkheden heeft en hoe het aangevraagde budget verdeeld zal worden over de verschillende betrokken partijen. Dit vermijdt misverstanden achteraf en is een goede basis voor een duurzame samenwerking. Bekijk hier een voorbeeld. Zo’n overeenkomst is niet verplicht maar wel een aanrader!

Hier lees je meer tips om met je partner(s) een hechte samenwerking uit te bouwen.

TIP

Je kan vóór de deadline feedback vragen op je aanvraagformulier. We bekijken of de inhoud van je project aansluit bij de doelstellingen van Youth in Action en voldoende uitgewerkt is. Daarnaast kijken we na of alles correct ingevuld is.
Dit geeft je de kans om nog de nodige zaken te wijzigen voor je definitief indient!

Wil je feedback, stuur ons dan ten allerlaatste twee weken voor de deadline je ingevulde dossier door.

Top

Je aanvraagdossier indienen

Bekijk in onze Prezi voorstelling eerst even welke stappen je moet doorlopen om je dossier correct in te vullen.
Heb je je aanvraag correct en volledig ingevuld? Voeg de gevraagde bijlagen toe.
Hier lees je hoe je vlot PDF documenten aan je aanvraag toevoegt.
Je subsidieaanvraag moet ten laatste op de dag van de deadline vóór 12u 's middags online (via het E-form) ingediend zijn. 

Laat op voorhand de declaration of honour ondertekenen zodat je ze als bijlage bij je aanvraag kan toevoegen.
Indienen doe je 
door op de knop 'submit online' in het aanvraagformulier te klikken. We raden je aan dit enkele dagen vroeger te doen zodat je ons bij bv. technische problemen nog kan contacteren en toch tijdig kan indienen. Sla de ingediende versie op, dan verschijnt onderaan op het document het tijdstip waarop je ingediend hebt.
Opgelet: Dien online de laatste en definitieve versie van je aanvraagformulier in. 
We sturen je een ontvangstbevestiging wanneer we je online dossier ontvangen hebben.
Kreeg je na een week nog geen bericht van ons? Geef ons dan een seintje.

Je aanvraag is goedgekeurd

Na de evaluatie van de projecten ontvangen alle aanvragers schriftelijk nieuws over het resultaat van de evaluatieprocedure. Reken hiervoor op ongeveer tien weken na de deadline waarop je indiende.
Is je aanvraag goedgekeurd, dan krijg je van ons per post o.a. het contract en een infopakket. Je mag onkosten voor je project beginnen maken vanaf de startdatum van je project.
We storten je het voorschot van 70% van het totale goedgekeurde subsidiebedrag nadat we het contract ondertekend terugkregen van jou.
Je beslist samen met alle partners hoe je de subsidies verdeelt en welke kosten ze zullen dekken. Je verdeelt het budget uiteraard in verhouding tot de taken en verantwoordelijkheden van alle partners en de daarmee gepaard gaande kosten. Communiceer ook goed over het bedrag dat aan reiskosten besteed kan worden.
Bekijk hiervoor het voorbeeld van een partnerovereenkomst.
Is je project niet goedgekeurd? Dan kan je bij het Youth in Action team feedback en begeleiding vragen. Indien je dat wenst, kan je je aanvraag herwerken en opnieuw indienen op een volgende deadline.

Top


De deelnemers en partners voorbereiden

Breng de deelnemers en je partner(s) op de hoogte van het goede nieuws! Je project is nu echt begonnen.
Bespreek met de deelnemers hoe ze al contact willen leggen om de andere groep(en) te leren kennen. Stel dit voor aan je partner(s). Zij hebben ongetwijfeld ook ideeën!
Bereid je deelnemers voor op de ontmoeting met jongeren van een andere cultuur. In onze publicatie ‘Blikopener’ over intercultureel leren vind je informatie om jezelf als begeleider voor te bereiden, en leuke methodieken om met je groep aan de slag te gaan.
Ben je begeleider van een groepsuitwisseling? Je kan bij JINT een vormingssessie volgen om je groep voor te bereiden op zo’n interculturele ontmoeting.
Bespreek met je partner(s) hoe zij de voorbereiding van hun jongeren willen aanpakken. Misschien zijn er leuke activiteiten die jullie ook vooraf kunnen doen?

De praktische voorbereiding van je project

Wacht niet tot de goedkeuring van je project om al praktische voorbereidingen te maken. Let er wel op dat je pas onkosten mag maken (bv. locatie of tickets boeken) vanaf de startdatum van je project.
Heb je een voorbereidend bezoek (APV) gepland? Bereid dit goed voor samen met je partner(s) en de deelnemers. Hier vind je een checklist met punten die je best tijdens het bezoek bespreekt.
Hebben de deelnemers een reisvisum nodig? Lees er alles over op onze website www.kamiel.info.
Meer info over verzekeringen en veiligheid tijdens het project lees je in onze publicatie ‘Veilig aan de slag’ en in het infodocument verzekeringen voor groepsprojecten.
Trek je met de deelnemers naar het buitenland en zijn ze minderjarig? Dan moeten de ouders officieel toestemming geven. Ouders kunnen zo’n document invullen en laten valideren via de stad of gemeente. Voor buitenlandse groepen die naar België komen, ga je met je partners de regels van hun land na.
Verandert er na de goedkeuring nog iets aan je project? De activiteiten, de partners, kerngroepleden, de locatie, de data ... Neem dan altijd zo snel mogelijk contact op met het Youth in Action team! Zo kunnen we nog tijdig een eventuele contractwijziging doen.
Stuur ons vooraf het definitieve programma door. Vind je project in België plaats? Dan komen we graag eens op bezoek

Groepsuitwisseling

Groepen jongeren ontmoeten elkaar rond een zelfgekozen thema. Ze werken zelf mee het programma uit. De rode draad: ideeën en ervaringen uitwisselen.
Zo’n uitwisseling is heel anders dan leren over andere culturen via boekjes of televisie. Het is een unieke en verrijkende ervaring. Loick (17)

Budget groepsuitwisselingen 2017

864233
0